¿Cómo seleccionar el PMS adecuado para tu hotel?

En la era de la globalización y el internet, el Property Management System (PMS) se ha convertido en una herramienta fundamental para la gestión eficiente de hoteles y alojamientos de cualquier tipo. Este sistema no solo simplifica las tareas administrativas, sino que también mejora la experiencia del cliente y optimiza los procesos internos. Sin embargo, debido a la amplia variedad de opciones disponibles en el mercado, seleccionar el PMS adecuado puede resultar desafiante.

El PMS se encarga de manejar diferentes aspectos del hotel, como las reservas de habitaciones, el seguimiento de los huéspedes, el control de inventario y la facturación. Esto significa que ya no tendrás que lidiar con montones de papeles y procesos manuales complicados. En cambio, podrás gestionar todas estas tareas de manera rápida y eficiente utilizando un único sistema. Además, el sistema también te permite registrar la información del huésped, como su nombre, detalles de contacto y preferencias especiales, para brindarle una experiencia personalizada y única. 

Otra gran ventaja de un PMS es su capacidad para generar informes detallados. Estos informes te brindan una visión general de cómo está funcionando tu hotel, desde la ocupación de las habitaciones hasta las ventas y el rendimiento de los servicios adicionales.

Como sabemos que la búsqueda de un sistema que se adapte a tus necesidades puede llegar a ser un poco ardua te proporcionamos los puntos más relevantes para diferenciar qué debes tener en cuenta para elegir el PMS perfecto para tu alojamiento.

1. Evalúa las necesidades de tu alojamiento

Antes de comenzar a buscar un PMS, es importante tener conocimiento de todos los aspectos mejorables y que supondrán un cambio en tu alojamiento. Haz una lista exhaustiva de los requisitos clave que deseas cubrir con el sistema. Considera aspectos fundamentales como la gestión de reservas, el seguimiento de huéspedes, la facturación y el control de inventario, así como cualquier otra función vital para la operación hotelera. Es decir, el sistema que elijas debe ser capaz de ayudarte a gestionar de manera eficiente las tareas repetitivas y cotidianas, permitiéndote dedicar más tiempo a brindar una experiencia excepcional a tus huéspedes y mejorar la eficiencia general de tu negocio.

2. Investiga el mercado

Investiga y familiarízate con las amplias opciones de PMS disponibles en el mercado. Tanto las soluciones en la nube como las instalaciones locales ofrecen distintas ventajas y desventajas. Explora las integraciones front y back office que cada proveedor ofrece para evaluar su compatibilidad con tus requerimientos. Lee reseñas de usuarios, compara características y precios, y selecciona cuidadosamente algunos proveedores que se ajusten a tus necesidades específicas. Este proceso de investigación minuciosa te permitirá tomar una decisión informada y encontrar el PMS que mejor se adapte a tu alojamiento.

3. Considera la integración con otros sistemas

Es importante que el PMS se integre de manera fluida con otros sistemas y herramientas que ya estés utilizando, como sistemas de distribución de habitaciones, canales de reservas en línea y sistemas de gestión de ingresos. La integración efectiva entre estas plataformas evitará la duplicación de esfuerzos y mejorará la eficiencia operativa de tu alojamiento. Al asegurarte de que el PMS pueda intercambiar información de manera ágil y precisa con otros sistemas clave, podrás optimizar tus procesos, evitar errores y garantizar una gestión más eficiente en todas las áreas de tu negocio hotelero.

4. Elige siempre un sistema escalable y modular

Un sistema escalable y modular hará que tu PMS no se quede obsoleto con el tiempo, de esta forma podrás añadir a tu gestión nuevos módulos y herramientas que se adecuen a los tiempos actuales del negocio hotelero y que aborden todos los servicios y especialidades de tu negocio. Módulos de informes de actividad, de ventas, financieros, revenue, estadísticos, housekeeping, reservas y de eventos son muchas veces esenciales para cubrir todos los ámbitos del hotel. Siendo, todo esto, mucho más fácil de manejar si pertenece todo a un mismo software de manera integrada.

5. Solicita demostraciones y pruebas gratuitas

Una vez que hayas identificado algunos proveedores potenciales, es recomendable solicitar demostraciones o pruebas gratuitas de sus sistemas. Estas demostraciones te brindarán la oportunidad de evaluar la usabilidad y funcionalidad de cada PMS, así como determinar si se adapta a las necesidades específicas de tu alojamiento. Es importante involucrar a tu equipo de trabajo en este proceso, ya que podrán aportar diferentes perspectivas y opiniones que enriquecerán la evaluación. Al obtener una visión práctica de cada PMS y recopilar retroalimentación de tu equipo, estarás en una posición sólida para tomar una decisión informada sobre qué proveedor y sistema se ajusta mejor a tus requerimientos y objetivos.

6. Evalúa el soporte técnico y la capacitación

Un buen soporte técnico es esencial para garantizar el correcto funcionamiento del PMS. Investiga la calidad del soporte que ofrece cada proveedor, como tiempos de respuesta, disponibilidad y opciones de contacto. Además, verifica si ofrecen capacitación adecuada para tu personal, lo cual es vital para aprovechar al máximo el sistema.

7. Analiza el costo y el retorno de la inversión 

Evalúa el costo total de propiedad del PMS, incluyendo: licencias, mantenimiento, actualizaciones y cualquier otro gasto asociado. Recuerda que un PMS en la nube te ahorra muchos gastos de mantenimiento y soporte. Considera también el retorno de la inversión a largo plazo, teniendo en cuenta los beneficios y ahorros que el sistema puede proporcionar a tu hotel gracias a la automatización del trabajo. Realiza un análisis detallado antes de tomar una decisión final, excel no siempre es la respuesta. 

Seleccionar el PMS adecuado para tu alojamiento es una decisión crucial que afectará la eficiencia de tus operaciones y la satisfacción de tus huéspedes. Sigue los pasos mencionados anteriormente para identificar y evaluar diferentes proveedores, considerando tus necesidades específicas, la integración con otros sistemas, el soporte técnico y el costo. Con una investigación exhaustiva y una evaluación cuidadosa, podrás seleccionar el PMS perfecto que potenciará el éxito de tu hotel.

Recuerda que cada alojamiento es único, por lo que es importante adaptar estas recomendaciones a las características y requisitos específicos de tu negocio. Tómate el tiempo necesario para investigar y evaluar todas las opciones disponibles antes de tomar una decisión final. ¡Buena suerte en tu búsqueda del PMS ideal!