Por qué necesitas un PMS flexible y modular para gestionar mejor

10 Noviembre 2020
Por qué necesitas un PMS flexible y modular para gestionar mejor

Digitalización. Esa es la palabra de moda. Pero, ¿en qué consiste? Consiste en disponer de herramientas que permitan automatizar procesos, mejorar el control. Pues bien, empecemos por el PMS. ¡Atención, esta información te interesa!

No cabe duda de que gestionar un alojamiento es tener mil cosas en la cabeza todo el tiempo y saber que las tareas no solo se acumulan (a veces todas ellas con máxima prioridad), sino que no terminan jamás, por mucho que las vayas poniendo como realizadas.

Nada más marcarlas, vuelven a entrar nuevas gestiones pendientes, todas ellas con alto nivel de urgencia:  llegan nuevos huéspedes a los que hay que recibir, despedir a los que se van, estar pendiente de la limpieza de las habitaciones que van quedando vacías, gestionar las tarifas para optimizarlas según la demanda, asignar las reservas pendientes a las habitaciones disponibles, enviar el parte de viajeros, estar al tanto de compras y suministros, etc.

Estos son solo algunos ejemplos porque la lista es interminable, lo sabemos. Pero ¡tranquilo! No estás solo frente al caos. Para ayudarte existe la tecnología, que si bien no ha conseguido eliminar la cantidad de trabajo que trae consigo la gestión del negocio hotelero, si nos
pone más fácil supervisar y gestionar buen parte de éste.

 ¡Un alivio, sin duda!

La solución tecnológica que sirve para controlar el Back Office de un hotel es lo que comúnmente llamamos PMS (Property Management System).

La idea es que este software permita a cada trabajador de un alojamiento, disponer de la información relevante que necesita para poder realizar las labores propias de su puesto. Y a todo ello, debe sumarse que el sistema sea capaz de consolidar bloques de datos, para que a nivel gerencial permita tener una idea completa de lo que está sucediendo, y así entender cómo van las cosas y en su caso tomar decisiones que optimicen la gestión.

Por ello, como te imaginarás, el sistema debe ser flexible y modular. Esto quiere decir que debemos poder configurar muchas de sus opciones de forma que se ajuste lo máximo posible a lo que nuestro hotel necesita. No todos los hoteles tienen los mismos procesos, el mismo staff ni los mismos centros de coste.

Algunos Ejemplos  que te recomendamos personalizar y configurar a tu medida:

  • Debe ofrecer información individual y consolidada de todos los alojamientos o propiedades con los que trabajas       
  • Debe  estar disponible desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar (in Cloud) 
  • Nos debe permitir crear o establecer distintos niveles de usuario y de permisos: no necesitará lo mismo el personal de recepción que el administrador o el auditor nocturno. Cada perfil necesitará sus permisos y restricciones.
  • Debe dejar traza de todo lo que se haga: cobros, modificaciones, cambios. No hay mejor control que saber que es lo que va ocurriendo y quien y cuándo se hacen las cosas.
  • Debe poder ofrecer de un vistazo, un resumen de los datos más relevantes según las competencias y roles de quien se loga en el sistema. El Dashboard se personalizará por usuario (gerencia, recepción, auditoría, camarera) 

Dashboard de datos de Revenue

  • Debe ofrecer un Planning por estado o por canal para tener controlado de principio a fin todo el flujo de reservas que entran y salen en virtud de distintas variables como por ejemplo el tipo de habitación o el tipo de tarifa o reserva o régimen.
  • Módulo de bodega y punto de venta, para saber cómo va el inventario y gestionar distintos centros de coste como el restaurante o minibar. 
  • Módulo de HouseKeeping, para conocer al detalle el estado de limpieza de cada una de las habitaciones. 
  • Integración con periféricos que necesitas en tu trabajo: lector de documentos, scanner, kioskos de Check in, cerraduras,
    sistemas contables, etc..
  • Informes de seguimiento de actividad y ocupación, de la situación financiera, de las reservas, etc. 

Extracto informe de tarifas FNSrooms


Como ves un buen sistema de gestión no te evita trabajar ni estar pendiente pero sí te permite no perderte nada, asignar responsabilidades y tareas, estar al día de las reservas que vayan entrando, conocer los principales indicadores de gestión de tu alojamiento (Tasas de ocupación, tarifas o tickets medio, principales canales de entrada, e incluso datos de tus huéspedes de tipo demográfico o estadístico).

En definitiva, tener control de todo a través de una interfaz sencilla de manejar y muy completa.

¿Y si en mi alojamiento trabajamos con un desarrollo propio?


Nosotros siempre recomendamos una solución de mercado, y no un desarrollo in house. La razón es que, tanto el mantenimiento como los nuevos desarrollos, son algo que se dan por hecho en una herramienta viva que se comercializa, mientras que en un desarrollo propio, las necesidades inherentes del hotel no siempre priorizan algunos desarrollos nuevos que son claves.

Aunque lo hiciera, es imposible que se aborde con una visión de mercado como la que tendrá un proveedor tecnológico especializado.

Pongamos por ejemplo el proyecto de adecuación a la nueva normativa de pagos, la PSD2. Al final requiere adaptar la seguridad en el manejo de los datos de las tarjetas que se almacenen, para poder cumplir la directiva, pero no es lo mismo afrontar esa adaptación en solitario que de forma colectiva o que todo eso lo piense un equipo de forma centralizada. La ineficiencia de asignar recursos propios para un proyecto que no es del core business  hotelero es indudable. Lo mismo podríamos decir de otros proyectos en la zona Latinoamericana. En el caso de la facturación electrónica o envío de las Boletas a las autoridades, no es igual hacerlo para todos los clientes que pensar en dimensionar un proyecto propio a medida que no va a ser rentabilizado por el hotel y solo le sirve para cumplir una norma.

En fin ya sabes lo que dicen. Los recursos siempre son escasos. Por eso, optimiza tus equipos en lo que tiene que ver con la propia gestión en sí, no con la informática o la tecnología. Para eso, hay proveedores como nosotros, capaces de hacer todo eso para ti al mejor precio.

¿Por qué no lo ves con tus propios ojos en una ´demo´ gratis y sin compromiso? ¡Te esperamos!

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