Cómo optimizar la gestión de inventario para maximizar ingresos

La gestión de inventario en un hotel no solo implica el control de las tarifas de venta de las habitaciones, donde ya hablamos en este post, también el control de la disponibilidad y una correcta asignación de habitaciones en los diferentes canales son claves para para maximizar los ingresos y la ocupación.

El inventario de un hotel está compuesto principalmente por las habitaciones disponibles para la venta, pero también puede incluir otros servicios como salones de eventos, restaurantes y espacios adicionales que suponen una importante fuente de ingresos. Por tanto, como hotelero, tengo que pensar qué tengo en mi hotel, qué servicios puedo cubrir y cómo puedo coordinar su uso con las habitaciones para ofrecer paquetes o promociones exclusivos.

Hablemos de los principales aspectos de la gestión de inventario:

1. Clasificación de inventario: Es el primer paso que debemos de tomar a la hora de vender nuestros productos.

En el caso de las habitaciones debemos clasificarlas por tipos según sus distintas categorías (doble, individual, suite…) con las diferentes características que tenga cada una de ellas (vistas, tamaño, comodidades…). Una vez hagas este ejercicio, es importante tratar que tus habitaciones y producto se diferencien, llamen más la atención y adquieran cierta ventaja competitiva frente a las de tu competencia aún teniendo características y un tamaño parecido. No llames a tu habitación doble standard, triple, o junior suite. Haz un estudio de lo que realmente hace especial a cada una o grupo de ellas y ponle un nombre especial con algún extra que aporte un valor añadido. Generarás un producto que se percibe único y por tanto de más valor. Aquí tu creatividad entra en juego.

2. Planes tarifarios:

Son las diferentes formas en las que se pueden vender los diferentes tipos de habitación bajo diferentes condiciones. Por ejemplo, puedes vender una habitación doble en una tarifa standard 100% flexible con cancelación gratuita o la misma habitación en una tarifa de oferta especial de 5 noches con unas condiciones más restrictivas que la primera, con un mínimo de noches, gastos por cancelación, extras… Deberás tener en cuenta que política encaja en tu hotel teniendo en cuenta los ingresos previstos.

3. Contratación y mapeo de los canales:

Recuerda que tendrás que elegir bien tus canales de distribución para tener un channel mix controlado, eligiendo bien con que canales vas a firmar, los costes de distribución asociados, el mercado al que se dirige y la temporada o segmento de clientes que recibes de su parte y que realmente es el cliente objetivo que has definido para tu alojamiento. Una vez tengas creadas las habitaciones y los planes tarifarios deberás mapear las tarifas de cada habitación que tengas creadas en tu channel manager con las distintas tarifas que hayas creado en cada canal de venta online o agencias de viaje con los que hayas firmado contrato.

4. Gestión de disponibilidad:

Una vez tengas, tanto las habitaciones como las tarifas creadas, deberás de ajustar los cupos en cada canal de venta, es decir, el número de habitaciones de cada tipo que vas a tener a la venta en cada canal de acuerdo con tu política y estrategia de distribución. No en todos ellos tendrás el mismo número ya que probablemente te interesará disponer de más cupo disponible para tu motor de reservas que para alguna OTA específica según los costes de distribución asociados (comisiones, rappels…) y las fechas en la que te encuentres. Ten en cuenta también que uno de los factores para que tu hotel esté bien posicionado en los listados de las OTAS (entre otros muchos) es ofrecerles posibilidades de venta, pero de esto hablaremos en otro post.

5. Restricciones de inventario:

Son una herramienta que nos permite restringir la venta atendiendo a distintas reglas que nos serán de gran utilidad para alcanzar los objetivos y la gestión de ingresos previstos, las más utilizadas son:

Close Rate:

Cierra ventas de una tarifa o habitación para una fecha y canal determinado, con el objetivo de canalizar las reservas hacia el canal que te interesa en fechas de alta demanda u ocupación.

Estancia mínima y máxima:

Sirve para fijar el numero de noches mínimo o máximo que exigiremos a una reserva en un tipo de habitación, tarifa y fecha determinada con el objetivo de evitar las reservas de una sola noche con lo que aumentaremos nuestros ingresos.

Release:

En hoteles independientes el reléase es la antelación con la que se permite realizar una reserva, esto puedes utilizarse para ciertas ofertas o tarifas promocionales que exijan una reserva con cierta antelación. En hoteles vacacionales suele utilizarse en los contratos con touroperadores o agencia. Es la fecha tope para que el touroperador pueda realizar reservas o anularlas del coste dentro el cupo estipulado. Pasada esa fecha si llega una reserva el hotelero puede aceptarla o rechazarla.

Close on Arrival y Close on departure:

Determina que dias se podrá realizar check in o check out para alguna habitación determinada.

6. Gestión de Overbooking:

Aunque ya sabemos que el overbooking es una de las situaciones menos deseadas por los hoteleros y clientes, en ocasiones se utiliza como técnica para mitigar el riesgo de cancelaciones o no shows, permitiendo las reservas de más habitaciones que las disponibles.

7. Mantenimiento de inventario:

Gestionar el inventario implica también bloquear habitaciones que necesitan reparaciones o mantenimiento para evitar su venta y asegurarse de que vuelvan a estar disponibles lo antes posible y limpias, coordinando los departamentos de mantenimiento y housekeeping.

8. Análisis de la ocupación:

Estudiar los patrones de ocupación pasada para identificar tendencias y optimizar el inventario en temporadas futuras es importantísimo para una correcta carga de cupos y disponibilidad de las habitaciones en cada canal e ir ajustando nuestra política para conseguir una mayor ocupación y un control de los costes al optimizar la distribución y canalizar reservas hacia los canales de menor costo, mejorando el margen de beneficio.

No hay que olvidar que esto no lo podemos conseguir si no disponemos de las más actuales herramientas de gestión que nos permitan controlar de manera eficaz todas las variables que hemos comentado:

Con un Software de gestión de propiedades (PMS), podrás coordinar y controlar todas las operaciones del hotel relacionadas con habitaciones, reservas y gestionar la comunicación con todos los departamentos.

Con un gestor de canales (Channel Manager), podrás conectar el inventario del hotel con diversas plataformas de distribución, sincronizando la disponibilidad y realizando cualquier ajuste en tiempo real.

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