¿Es posible transmitir calidez con herramientas digitales?

En la era de la digitalización en la que todo está automatizado, los hoteles se enfrentan al desafío de trasladar la tan valorada calidez y cercanía de su servicio al entorno virtual. Al contrario de lo que se pueda pensar, es posible trasladar hospitalidad y un trato cercano al futuro huésped a través de la tecnología. ¿Cómo conseguirlo? Las funcionalidades de un buen sistema de gestión hotelera son la clave para conseguirlo.

En esta nueva entrega de nuestro blog, exploramos las diferentes herramientas que nos pueden ayudar a crear una experiencia digital tan acogedora como la primera sonrisa en recepción.

1. Plantillas de Email personalizadas: 

Las plantillas de correo electrónico personalizadas y programadas permiten al hotel comunicarse con los huéspedes en las diferentes etapas de su experiencia. Bien antes de su llegada, durante su estancia o una vez realizado el check out, utilizando estos tips conseguiremos mensajes cálidos y humanos:

• Uso de nombres y detalles personales:
  Empieza el e-mail con un saludo personalizado como “Hola, María”, e incluye detalles específicos de su reserva.
  
  
• Tono amigable y profesional:
  Redacta mensajes que transmitan empatía y entusiasmo por su llegada. Por ejemplo: “¡Estamos emocionados de recibirte! Aquí tienes algunos consejos para disfrutar tu estancia en nuestra ciudad.” Puedes incluir también indicaciones de cómo llegar, lugares de interés que visitar o buenos restaurantes donde comer o cenar.
  
  
• Acompañamiento durante toda su experiencia:
  No hay que olvidar que la experiencia de alojamiento comienza desde que el huésped realiza su reserva. Tomar ese momento como referencia de inicio de nuestras comunicaciones con él mejorará la percepción que tiene de nuestro servicio. Lo mismo ocurre al realizar el check-out. No debemos olvidarle una vez ha finalizado su estancia. Enviar un mensaje de agradecimiento por haber escogido tu hotel no estará de más.

2. Chat integrado y siempre disponible: Atención instantánea con un toque humano

Un chat disponible en la web como el WhatsApp del hotel puede resolver dudas rápidas y gestionar solicitudes al momento. Atenderlo correctamente requiere un equilibrio entre rapidez, profesionalismo y calidez. Este canal es una extensión de la experiencia del huésped, por lo que cada interacción debe ser ágil y reflejar la hospitalidad del establecimiento. 

3. Tono de la web hotelera: Calidez desde el primer clic

Debemos tener en cuenta que la web del hotel es el primer punto de contacto digital entre el cliente y el alojamiento. En este caso, el tono importa tanto como el diseño:

• Mensajes cercanos: Frases como “Tu hogar en el corazón de Madrid” o “Te estamos esperando” generan una conexión emocional inmediata.
• Transparencia: Muestra toda la información relevante de manera amigable, sin caer en tecnicismos innecesarios. De esta manera conseguirás que el cliente se sienta cómodo y seguro.
• Imágenes reales: Cuantas más imágenes reales del hotel y tu personal muestres en la web más sensación de confianza conseguirás transmitir.

4. Maestro de clientes: Conexiones más fuertes con datos inteligentes

Contar con un maestro de clientes te facilitará el acceso a la información relevante de cada cliente como sus preferencias, historial de reservas, datos personales o consumos durante su estancia. Con esta información podrás realizar interacciones más significativas como repetir lo que ha solicitado anteriormente (habitación en piso alto, preferencia por dos camas en lugar de una matrimonial o cama supletoria, por ejemplo) y ofrecerle detalles inesperados como una felicitación por su cumpleaños.

5. Códigos promocionales: Incentivar el regreso con calidez

Una vez termine la estancia, el uso de códigos promocionales puede ser una forma cálida y efectiva de invitar al cliente a regresar, lo que ayudará en gran medida a fidelizarlo:

• Mediante un mensaje personalizado por email al terminar su estancia: Ejemplo: “María, gracias por elegirnos. Te esperamos pronto con un 10% de descuento en tu próxima reserva con el código VUELVE10.”
• Desde recepción: El recepcionista puede indicarle a la hora de hacer el check-out que dispone de ese código promocional para su próxima reserva.

Tecnología al servicio de hoteles y personas.

La hospitalidad digital no debe ser sinónimo de frialdad. Con las herramientas adecuadas de un completo software hotelero que incluya PMS, Motor de reservas y Website personalizada, los hoteles pueden combinar la eficiencia de la automatización con la calidez humana que caracteriza al sector.  Si estás listo para ir un paso más allá y humanizar tu tecnología hotelera, te invitamos a solicitar una demo totalmente gratuita y personalizada con nuestro equipo. ¡Te esperamos!