Cómo hacer el presupuesto de tu hotel en 5 pasos

Hacer el presupuesto de un hotel no es un procedimiento complicado, aunque si hay que ser cuidadoso y requiere realizarlo con método y rigor.

En este artículo, inspirado en el webinar organizado por FNSrooms, en el que participaron Pablo Saro, Country Manager en España, y Félix Zulaica, fundador de 360 Hotel Management, resumimos la parte enrevesada de los presupuestos incidiendo, sobre todo, en los aspectos ligados a los ingresos, con énfasis en la parte alojativa. Los ingresos son los que van a marcar otra serie de costes/gastos como personal que, en parte, depende del volumen de ocupación del hotel.

Es muy importante tener los datos del año anterior al que estás haciendo el presupuesto. La fuente de gran parte de los datos es el PMS, ya que, esta herramienta genera informes muy útiles para la toma de decisiones y cuenta con un buen sistema de reporting.

Veamos los cinco pasos que has de seguir a la hora de hacer el presupuesto del hotel y la cuenta de resultados:

1. Ingresos
2. Costes
3. Presupuestos
4. Previsiones – Forecast
5. La Cuenta de Resultados del Hotel

1. Los ingresos de un hotel

Los ingresos, de alojamiento solamente, son el producto de dos factores: la ocupación en forma de número de pernoctaciones, o room nights, y el precio medio o ADR (Average Daily Rate). 

En hoteles vacacionales los presupuestos se suelen hacer por persona y régimen alimenticio: alojamiento, alojamiento y desayuno, media pensión, pensión completa o todo incluido.

2. Los Costes y Gastos del hotel

Como se comenta en el webinar, normalmente se trabaja con estos tipos de costes:

• Costes fijos. Tales como, el alquiler o hipoteca del hotel y la parte que alude al personal: el equipo directivo, mantenimiento, recepción, reservas, seguros, etc.
• Costes variables que se producen para cada habitación vendida u ocupada, en el caso de periodo vacacional por persona. Entre ellos se puede añadir la limpieza de la habitación si esta externalizada, de la ropa de cama, etc.
• Costes semi-variables como por ejemplo la electricidad. La factura de esta tiene dos partes: una fija que se produce aunque esté todo apagado y una variable en función del consumo. El consumo también tiene una parte que se produce aunque haya pocos clientes (calefacción o aire acondicionado en zonas comunes) y otra que es el consumo de los clientes en sus habitaciones.
• Costes variables que se generan por cada cliente, como la limpieza de habitaciones o de ropa de cama si están externalizadas, las amenities.
• También hay que tener en cuenta, según para qué, los costes marginales.

Existen otros conceptos interesantes dentro de los gastos hoteleros:

• El margen de contribución al beneficio. Esto consiste en la diferencia entre el ingreso por habitación y noche menos sus costes variables.
• El punto muerto, o break even, que es el número de habitaciones que necesitas vender para cubrir los costes fijos y comenzar a ganar dinero.

3. Los Presupuestos

En este punto es necesario poner los ingresos y los costes juntos en un presupuesto.

Como la ocupación, y el precio medio, varían mes a mes, la forma más práctica de hacerlo es a base de presupuestar estas dos variables para cada uno de los meses. Todo ello, ajustándolo respecto al año anterior (por ejemplo la semana santa puede caer un año en marzo y el siguiente en abril, o al revés, y los puentes, ferias, congresos o eventos deportivos pueden variar de año en año).

4. El Forecast o las Previsiones

Como bien dice el título, realizar forecasting se trata de estimar la demanda del alojamiento a un corto plazo, comparándola con el año anterior.

Aunque esta fase no forma parte del presupuesto, se realiza a lo largo del año, ya que es importante para controlar y hacer el seguimiento de la evolución del negocio y la previsión de si llegaremos o no a cumplir los objetivos de negocio.

5. La Cuenta de Resultados (previsional)

Por último, este es el punto en el que se une todo y se incluyen los gastos operativos. Es, entonces, un resumen final en el que debe constatar una cuenta de resultados real donde se podrá ver la cantidad de beneficio obtenido al finalizar el año. 

Muchos tendrán relación con el volumen de negocio y otros simplemente serán una estimación en un % de incremento respecto al año anterior.

Como hemos mencionado anteriormente para la realización de estos presupuestos es esencial tener información real sobre el hotel, pudiendo obtenerla de forma sencilla mediante el uso de un PMS. Si ya tienes un PMS o estás pensando contratar este servicio, es esencial que puedas controlar la totalidad de la gestión de tu alojamiento con una herramienta sencilla.

Ahora ya sólo te deseamos mucha fuerza y energía en este trabajo que supone, en muchos casos, hacer el presupuesto de tu hotel. Especialmente si es una cadena y te toca hacer el presupuesto de todos sus hoteles.

Si quieres ampliar la información de este artículo visita este webinar en nuestro canal de Youtube, o consúltanos sobre cómo mejorar tu día a día en tu alojamiento con nuestras herramientas. ¿Hablamos?