No cabe duda de que gestionar un alojamiento es tener mil
cosas en la cabeza todo el tiempo y saber que las tareas no solo se acumulan (a
veces todas ellas con máxima prioridad), sino que no terminan jamás, por mucho
que las vayas poniendo como realizadas.
Nada más marcarlas, vuelven a entrar nuevas gestiones
pendientes, todas ellas con alto nivel de urgencia: llegan nuevos huéspedes a los que hay que
recibir, despedir a los que se van, estar pendiente de la limpieza de las
habitaciones que van quedando vacías, gestionar las tarifas para optimizarlas
según la demanda, asignar las reservas pendientes a las habitaciones
disponibles, enviar el parte de viajeros, estar al tanto de compras y suministros,
etc.
Estos son solo algunos ejemplos porque la lista es
interminable, lo sabemos. Pero ¡tranquilo! No estás solo frente al caos. Para
ayudarte existe la tecnología, que si bien no ha conseguido eliminar la
cantidad de trabajo que trae consigo la gestión del negocio hotelero, si nos
pone más fácil supervisar y gestionar buen parte de éste.
¡Un alivio, sin duda!
La solución tecnológica que sirve para controlar el Back
Office de un hotel es lo que comúnmente llamamos PMS (Property Management
System).
La idea es que este software permita a cada trabajador de un
alojamiento, disponer de la información relevante que necesita para poder
realizar las labores propias de su puesto. Y a todo ello, debe sumarse que el
sistema sea capaz de consolidar bloques de datos, para que a nivel gerencial
permita tener una idea completa de lo que está sucediendo, y así entender cómo
van las cosas y en su caso tomar decisiones que optimicen la gestión.
Por ello, como te imaginarás, el sistema debe ser flexible y
modular. Esto quiere decir que debemos poder configurar muchas de sus opciones
de forma que se ajuste lo máximo posible a lo que nuestro hotel necesita. No
todos los hoteles tienen los mismos procesos, el mismo staff ni los mismos
centros de coste.
Algunos Ejemplos que te recomendamos personalizar:
- Debe ofrecer información individual y
consolidada de todos los alojamientos o propiedades con los que trabajas
- Debe estar disponible desde cualquier
dispositivo y en cualquier lugar (in Cloud)
- Nos debe permitir crear o establecer distintos
niveles de usuario y de permisos: no necesitará lo mismo el personal de
recepción que el administrador o el auditor nocturno. Cada perfil necesitará
sus permisos y restricciones.
- Debe dejar traza de todo lo que se haga: cobros,
modificaciones, cambios. No hay mejor control que saber que es lo que va
ocurriendo y quien y cuándo se hacen las cosas.
- Debe poder ofrecer de un vistazo, un resumen de
los datos más relevantes según las competencias y roles de quien se loga en el
sistema. El Dashboard se personalizará por usuario (gerencia, recepción,
auditoría, camarera)
- Debe ofrecer un Planning por estado o por canal
para tener controlado de principio a fin todo el flujo de reservas que entran y
salen en virtud de distintas variables como por ejemplo el tipo de habitación o
el tipo de tarifa o reserva o régimen.
- Módulo de bodega y punto de venta, para saber
cómo va el inventario y gestionar distintos centros de coste como el
restaurante o minibar.
- Módulo de HouseKeeping, para conocer al detalle el
estado de limpieza de cada una de las habitaciones.
- Integración con periféricos que necesitas en tu
trabajo: lector de documentos, scanner, kioskos de Check in, cerraduras,
sistemas contables, etc..
- Informes de seguimiento de actividad y
ocupación, de la situación financiera, de las reservas, etc.
Como ves un buen sistema de gestión no te evita trabajar ni
estar pendiente pero sí te permite no perderte nada, asignar responsabilidades
y tareas, estar al día de las reservas que vayan entrando, conocer los
principales indicadores de gestión de tu alojamiento (Tasas de ocupación,
tarifas o tickets medio, principales canales de entrada, e incluso datos de tus
huéspedes de tipo demográfico o estadístico).
En definitiva, tener control de
todo a través de una interfaz sencilla de manejar y muy completa.
¿Y si en mi alojamiento trabajamos con un desarrollo propio?
Nosotros siempre recomendamos una solución de mercado, y no un desarrollo
in house. La razón es que, tanto el mantenimiento como los nuevos desarrollos,
son algo que se dan por hecho en una herramienta viva que se comercializa,
mientras que en un desarrollo propio, las necesidades inherentes del hotel no
siempre priorizan algunos desarrollos nuevos que son claves.
Aunque lo hiciera, es imposible que se aborde con una visión
de mercado como la que tendrá un proveedor tecnológico especializado.
Pongamos por ejemplo el proyecto de adecuación a la nueva normativa de pagos, la PSD2.
Al final requiere adaptar la seguridad en el manejo de los datos de las
tarjetas que se almacenen, para poder cumplir la directiva, pero no es lo mismo
afrontar esa adaptación en solitario que de forma colectiva o que todo eso lo
piense un equipo de forma centralizada. La ineficiencia de asignar recursos
propios para un proyecto que no es del
core business hotelero es indudable. Lo mismo podríamos
decir de otros proyectos en la zona Latinoamericana. En el caso de la
facturación electrónica o envío de las Boletas a las autoridades, no es igual
hacerlo para todos los clientes que pensar en dimensionar un proyecto propio a
medida que no va a ser rentabilizado por el hotel y solo le sirve para cumplir
una norma.
En fin ya sabes lo que dicen.
Los recursos siempre son
escasos. Por eso, optimiza tus equipos en lo que tiene que ver con la propia gestión en sí, no con la informática o la tecnología. Para eso, hay proveedores como nosotros, capaces de hacer todo eso para ti al mejor precio.
¿Por qué no lo ves con tus propios ojos en una ´demo´ gratis y sin compromiso? ¡Te esperamos!
