Claves para elegir un buen PMS

08 Abril 2021
Claves para elegir un buen PMS

Aspectos tan básicos en un alojamiento como el control de las reservas, el inventario de las habitaciones o contar con una base de datos de clientes deben ser gestionados con un buen PMS (Property Management System).

A la hora de decantarnos por un PMS debemos tener en cuenta una serie de características o cualidades que de cara al día a día, nos ahorrarán tiempo y muchos quebraderos de cabeza. Si quieres trabajar con un completo PMS, aquí encontrarás los tips imprescindibles para hacer una elección perfecta.


1. Tecnología in cloud o solución desarrollada en la nube


Gracias a esta tecnología podrás acceder a tu PMS desde cualquier lugar, en cualquier momento y mediante cualquier dispositivo que disponga de conexión a internet. Esto evitará que tengas que descargar programas y licencias que ocupan espacio y te limitan pues te obligan a trabajar siempre en el mismo terminal. Por otro lado, cualquier actualización que haya o nuevos desarrollos que se incorporen, con tu sistema in cloud, no te enterarás del cambio, mientras que en local, a menudo, necesitarás asistencia técnica.


2. Sistema intuitivo y sencillo


Cuanto más amigable sea el uso del sistema, menos tiempo tardaremos en coger destreza y manejarnos en la gestión diaria de nuestro hotel. De esta manera recortaremos tiempos de formación y procesos de aprendizaje por lo que estaremos operativos antes de lo que pensamos. Por supuesto, una solución all in one es perfecta para aquellos a quienes les preocupan esos procesos de capacitación y puesta en marcha, ya que será una solución completamente integrada y no tendrás que enfrentarte a distintas soluciones que tengan que relacionarse entre sí con lo que esto conlleva (formaciones para usar cada sistema, distintos equipos de soporte, tiempos de respuesta de los web service, etc)


3. Sistema flexible


En una situación como la actual en la que estamos en continua evolución, se hace imprescindible disponer de un programa que se adapte, no solo a las necesidades que tenemos hoy, si no al futuro crecimiento de nuestro alojamiento. Opciones como la multipropiedad, la multimoneda o el multiusuario entre otros, nos permitirán ampliar los campos de gestión con configuraciones más específicas para cada aspecto de nuestro negocio. En equipos de trabajo más amplios, nos permite tener una traza de quien hizo qué, lo que es fundamental para poder tener todo monitorizado y asegurarnos el mejor control. Recuerda que las necesidades de hoy no tienen porque ser igual que las necesidades del mañana, por lo que cuando eliges el software, intenta proyectar cómo te ves en unos años.


4. Reporting detallado


Es importante que el sistema esté dotado con un sistema completo de reporting formado por numerosos informes específicos que nos darán una fotografía real de nuestro alojamiento y su evolución, lo que nos permitirá afinar nuestra estrategia y optimizar nuestros beneficios. Colecciones de informes de actividad, financieros, ventas, o Revenue, son algunos de los que debes pedirle a tu PMS.


5. API abierta para conectar con otros proveedores tecnológicos


Esta característica nos permite conectar toda la información del PMS con el resto de proveedores tecnológicos coexistentes en nuestro alojamiento. De este modo, podrás gestionarlos desde un único punto y a través de una sola herramienta. Puertas, aplicaciones de check in, de front o back, de reputación on line, de pagos, o de facturación son algunas de las peticiones más habituales. Se trata de que todo el ecosistema de tecnología que tienes en tu hotel esté integrado para que te facilite el uso y por tanto tu día a día. 


6. Buen sistema de soporte


La atención al cliente es un aspecto fundamental a la hora de ponernos a trabajar con nuestro PMS. Un buen departamento de soporte ha de dar respuesta a nuestros requerimientos de manera cercana y profesional y apoyarnos en la puesta en marcha del sistema, en definitiva, llevarnos de la mano.


Los factores principales a la hora de escoger PMS también en video: 


Nuestra directora de ventas y marketing, Macarena Fedriani, nos explica estos puntos  clave en la selección de PMS, en el siguiente vídeo:



Además de estos tips esenciales, a la hora de escoger un buen PMS debemos tener en cuenta una serie de funcionalidades o características que nos serán muy útiles y nos facilitarán en gran medida los trabajos de gestión necesarios para tener nuestro alojamiento controlado, ordenado y organizado. Estas características serían, entre otras, las siguientes:



  • Diseño responsive y con menú de accesos directos o atajos para las funciones más frecuentes.

  • Menú de ayuda con vídeos de funcionalidades más frecuentes.

  • Posibilidad de configurar menús diferentes desde ajustes a preferencia del usuario.

  • Parametrización de roles de usuarios y permisos.

  • Dashboard principal por departamentos.

  • Módulo de reservas: crear pre reservas, pasantes, reservas simples o grupales, con o sin niños, consultar la reserva o modificarla, parte de viajeros, comentarios y alertas a la reserva.

  • Check in, cobro de reservas, cargos extras y check out.

  • Check in express. 

  • Planning por canal de entrada de la reserva o por estado de la misma (pendiente check in, cobro, bloqueada, etc.).

  • Módulo de housekeeping, auditoría nocturna, gastro y bodega y eventos.

  • Repositorio/base de datos de clientes y de empresas. Segmentación para mailing y fidelización.

  • Emisión de facturas, ficheros de contabilidad, facturación electrónica.

  • Módulos de informes de actividad, de ventas, financieros, revenue, estadísticos.

  • Integración con periféricos: puertas, quioscos de check in, scanners, RMS, sistemas de reputación online, ERPs.


Por último, solo nos quedaría encontrar un PMS que aúne todas estas características y un proveedor que nos permita trabajar con él con una buena relación calidad-precio. En FNSrooms contamos con uno de los PMS más completos del mercado que ha sido desarrollado basándonos en nuestra experiencia como hoteleros. Si estás interesado en nuestro PMS, FNShoteldesk no dudes en contactar con nosotros y te haremos una demo totalmente gratuita y sin compromiso. 

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Macarena Fedriani
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