Las 10 herramientas imprescindibles para gestionar tu hotel

Gestionar un hotel cada vez es más complejo, no hay ninguna duda. El mundo online, la globalización, la seguridad y protocolos sanitarios, la competencia y la caída de la demanda… son solo algunas de las circunstancias que impactan en el día a día de los hoteleros.

La buena noticia es que, en ese contexto que entraña una mayor complejidad, el desarrollo tecnológico ha experimentado un enorme recorrido, con el objetivo de convertirse en aliado del hotelero y hacer más fácil la gestión de su negocio.

En este artículo te contamos algunas herramientas que todo hotelero debe conocer y cuáles son sus funcionalidades fundamentales:

• Booking Engine o Motor de Reservas: es la tecnología que necesitas para poder optimizar tus ventas directas. En la época actual, conseguir conversiones en tu web pasa porque los huéspedes puedan formalizar su reserva a través de tu motor de reservas. Obviamente debe ser visible en cualquier apartado de tu web, debe estar adaptado para cualquier dispositivo móvil o desktop, debe ofrecer la posibilidad de hacer ofertas o descuentos y que esté integrado con metabuscadores.

• Channel Manager: un gestor de canales es una plataforma desde la que puedes gestionar toda la venta online de tu hotel. En lugar de ir actualizando tu oferta, precios y restricciones en la extranet de cada canal de venta con el que operas (Booking, Expedia, Airbnb, Despegar, etc), la tecnología del channel manager sirve para actualizar en un solo punto toda esta información y que viaje en tiempo real a todas las OTAs en las que vendes tu inventario. Por un lado, ahorras tiempos, recursos y minimizas los riesgos de overbooking. Por otro lado, en un contexto de escasez de demanda, en el que tener visibilidad es esencial, un channel manager no es un lujo sino una necesidad.

• PMS: Un Property Management System (PMS) es una herramienta de gestión integral del hotel. Desde que el huésped hace la reserva, rellena el Checkin online, se acomoda en el Planning y se le asigna habitación, hasta la realización de cargos durante la estadía, cobro de la reserva, limpieza y housekeeping, o Check out al marcharse. Todas esas tareas, en la medida en la que están automatizadas y registradas en el sistema hacen mucho más fácil el día a día de todo el equipo que trabaja en el hotel.
• Punto de Venta (POS): El TPV sirve cuando el alojamiento tiene otras unidades de producción diferentes a la alojativa: restaurantes, spas, campo de golf, etc. A través del TPV podrás tener todos los productos asociados y cargar el consumo de éstos, directamente a la habitación, a un evento del hotel o hacer el cobro en el momento.
• Kioskos de Checkin o Puertas automáticas: son herramientas actuales que sirven cuando el alojamiento quiere tener automatizado el proceso de entrada por completo, bien porque no tenga recepción física o por qué no la tenga 24 horas. Con un totem que expida la tarjeta asociada al localizador de la reserva en el momento de la llegada, o con un sistema de códigos de acceso, algunos proveedores como Roommatik o TESA respectivamente, ofrecen soluciones que pueden estar integrados con tu PMS y los puedes controlar desde un móvil en cualquier lugar sin necesidad de estar físicamente en tu hotel.
• RMS: Un Revenue Management System es un completo sistema que permite agregar y analizar diversas fuentes de datos y a través de sus algoritmos de inteligencia artificial y de otros mecanismos, te ayuda a acertar con tu estrategia de precios y tarifas. Mucha gente sigue operando por los métodos tradicionales de fijación de precios, pero insistimos. El entorno complejo exige un análisis más riguroso basado en datos, no en intuiciones.
• Checkin online: mucho se ha hablado en la pandemia de esta funcionalidad, pues ofrece la ventaja de evitar las colas en recepción y reducir el trabajo administrativo que se automatiza en una buena medida. Se trata de que el trámite a la entrada del viajero pueda anticiparse y hacerse pinchando en un cómodo enlace desde el dispositivo del huésped, escaneando su documento o rellenando manualmente los datos. En un entorno donde minimizar el contacto físico y evitar aglomeraciones, ha sido una funcionalidad muy demandada por todos los hoteleros.
• Módulo de Gestión de Eventos y Salones: sirve para hacer toda la gestión de los eventos, desde poder cotizar el presupuesto de un evento particular o empresarial, de atender al Planning de los salones, facturar, cargar extras, etc.
• Módulo de Housekeeping: Comprende las funcionalidades ligadas a la limpieza de las habitaciones, desde turnos y gestión del personal, hasta el control de la productividad en la limpieza, módulo de objetos perdidos, bloqueo de habitaciones, estado de las mismas, etc.
• Portal web y gestor de contenidos: si dicen que el contenido en Marketing es el rey, lo normal es que tengamos muy cuidada tanto nuestra web como un posible blog que nos ayude a mejorar en el posicionamiento de nuestro hotel: posicionar palabras clave, eventos locales, o crear contenidos acordes con el segmento de clientes al que te diriges es otra forma de potenciar tu venta.

Esperamos que esta relación de herramientas te resulte muy útil y que te haga reflexionar sobre cómo gestionas tu negocio en este complicado entorno y cómo puedes apoyarte en la tecnología para hacerlo más fácil y mejor. Pero, si estás empezando y no sabes cómo dar el primer paso ni por dónde debes comenzar, recuerda que en FNSrooms podemos ayudarte. Contacta con nosotros sin compromiso y cuéntanos tus dudas.